Adjoint(e) Executif(ve) / Attaché(e) de Direction / Ajoint(e) à la Direction - Bureau de l' Adjointe au Pdg

Description :

Sous l'autorité de l'adjointe aux président-directeur généraux, l'attachée de direction planifie, gère et fournit des services de soutien administratif, au bon fonctionnement et à l'efficacité du Bureau de la PDG et de l'A-PDG. Elle est appelée à assister son supérieur immédiat tant dans l'organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requêtes acheminées par les cadres supérieurs et hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. La personne titulaire du poste coordonne l'ensemble des activités reliées au conseil d'administration du CISSS de Laval. Elle planifie et organise les séances du conseil d'administration et de certains comités du conseil d'administration. Elle assure le suivi de dossiers spécifiques et complexes reliés à ces hautes instances stratégiques qui commande des responsabilités importantes et légales.

4. DÉTAIL DES FONCTIONS

1. Assiste l'adjointe à la PDG dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés

- Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l'organisation du travail
- Assure le suivi lors d'absence des autres collaboratrices
- Fait le suivi des communications et s'assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction
- Collabore à la réalisation des objectifs de la direction ;
- Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques ;
- Collabore à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel
- Produit les comptes de dépenses
- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers

2. Coordination et collaboration des rencontres et comités

- Tient à jour l'agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres ;
- Coordonne les déplacements de l'adjointe au PDG;
- Rappelle les engagements à venir
- Répond aux sondages et aux " doodles " et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles ;
- Participe à l'organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
- Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions et assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.
- Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités
- Assiste à des rencontres ou comité à titre de représentant de la direction (peut être hors des heures normales de travail)
- Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions
- Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités de sa direction

3. Conseil d'administration ET comités relevant du conseil d'administration

- Planifie, organise et coordonne les séances du conseil d'administration :
- Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;
- Rédige les sommaires exécutifs/Résolutions et élabore ou révise certains documents déposés de façon rigoureuse ;
- Assiste aux séances à titre de secrétaire d'assemblée;
- Maintient à jour la gestion documentaire ;
- Effectue le suivi des décisions rendues et des actions prises auprès des directeurs de la haute direction;
- Planifie et organise les nombreuses activités et comités du conseil d'administration : séance publique annuelle d'information, lac-à-l'épaule, séance de formation, etc.;
- Gère le portail interne du conseil d'administration et les outils technologiques et assure la formation des administrateurs;
- Assure le suivi des communications entre le président, les administrateurs et toute autre personne liée aux activités du conseil d'administration;
- Gère la correspondance du conseil d'administration et en assure le suivi;
- Voit au bon fonctionnement de la période de questions lors des séances publiques du conseil d'administration et s'assure de faire le lien avec les directeurs de la haute direction concernés qui peuvent être appelés à répondre au nom du conseil d'administration;
- S'occupe de l'agenda du président et des administrateurs en cas de besoin;
- Procède à la révision des règlements de gouvernance et des politiques du conseil d'administration en fonction des échéanciers établis;
- Veille à l'application des règlements de gouvernance et des politiques du conseil d'administration;
- Agit à titre de responsable de l'accès à l'information pour les demandes liées au conseil d'administration et à ses comités.
- Planifie et organise les séances du comité de gouvernance et d'éthique, du comité de révision et du comité d'évaluation du rendement du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services :
- Est en lien régulier avec le service juridique du CISSS de Laval pour tout dossier demandant un avis légal;
- Soutient les adjointes des différentes directions du CCSMTL qui sont responsables de planifier et organiser les séances des autres comités du conseil d'administration. Au besoin, analyse les processus administratifs afin d'améliorer le fonctionnement des comités;
- Veille au bon fonctionnement des activités des comités du conseil d'administration;
- Planifie et organise les séances des autres comités du conseil d'administration en cas de besoin.

4. Préparation et traitement de documents :

- Effectue l'entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature;
- Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer ;
- Assure le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s'il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe ;
- Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux ;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s'assure de leur distribution.

5. Service à la clientèle

- Reçoit, traite les appels téléphoniques et effectue les suivis nécessaires;
- Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.

6. Achat de matériels

- Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et gère l'inventaire.

7. Autres fonctions

- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers ;
- Crée des requêtes électroniques en cas de bris d'équipement ;
- Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat

Exigences :

Scolarité

Doit posséder un certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité connexe à la fonction OU Certificat universitaire/DEC/AEC dans un secteur d'activité non connexe pourrait être considéré si jumelé à une expérience pertinente à la fonction du secteur, qui sera évaluée et reconnue par le service de la dotation.

Expérience

Doit posséder au minimum 5 années d'expérience pertinente en secrétariat. · Doit posséder de l'expérience en secrétariat auprès d'un cadre de niveau supérieur. · Excellente capacité de rédaction de documents de nature courante, de comptes rendus de réunion et procès-verbaux ; · Connaissance des règles de gouvernance prévues à la Loi sur les services de santé et les services sociaux. · Expérience professionnelle de cinq (5) ans dans la coordination des activités administratives d'un conseil d'administration constitue un atout;

Qualités personnelles

- Initiative
- Sens des priorités
- Discrétion et confidentialité
- Professionnalisme
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Jugement
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Approche client
- Flexibilité dans l'horaire de travail

Qualités techniques

- Maîtrise du français oral et écrit (70%)
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word avancé, Exel intermédiaire et Powerpoint, Outlook)
- Réussite des tests de rédaction et de gestion des priorités

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu'avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.