Adjointe administrative

Sommaire du poste

La clinique Quatuor MD – Square Victoria est une clinique médicale privée exclusive qui offre un service de conciergerie innovateur et unique. Nous accompagnons nos membres dans le maintien et l’amélioration de leur santé globale en leur offrant un accès privilégié à des soins novateurs fournis pour une équipe d’élite dédiée.

La personne occupant ce poste joue un rôle clé dans le déroulement des activités cliniques de Quatuor MD.  La personne doit adhérer à la mission et aux valeurs de Quatuor MD.

Elle doit assurer un soutien administratif au médecin avec qui il/elle est associé (e) et répondre aux besoins administratifs des membres.

Principales responsabilités

• Fixer et confirmer des rendez-vous ;
• Transmettre des messages destinés au professionnel médical dont les médecins et infirmières ainsi qu’aux clients(es) ;
• Traitement et suivi des courriels, télécopie, résultats, etc.) ;
• Interroger des clients(es)s afin de compléter leur dossier ;
• Traiter et classer les documents ;
• Compléter des formulaires ;
• Orienter les clients selon les besoins;
• Tenir des dossiers et des documents médicaux et assurer leur confidentialité ;
• Établir et faire appliquer les routines et les procédures de la clinique ;
• Accueillir les clients;
• Effectuer de l’entrée de données :
• Répondre au téléphone ;
• S’assurer du bon fonctionnement de la dynamique clinique ;
• Organiser et planifier des rendez-vous avec un logiciel d’administration ;
• Tenir des dossiers-clients et transcrire des rapports cliniques ;
• Effectuer tout type de facturation pour les clients et tiers-payeurs ;
• Apporter un support administratif aux différents professionnels de la clinique ;
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.

 Profil recherché

Compétences techniques :

• Bonne connaissance de la suite Microsoft office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Connaissance du DME un atout;
• Connaissance des procédures de gestion de bureau;

Savoir-être (soft skills) :

• Excellentes aptitudes de collaboration, d’entraide et de travail d’équipe ;
• Très bonne gestion des priorités;
• Sens de l’organisation et rigueur;
• Identifier et documenter des problèmes spécifiques et des options de résolution alternatives;
• Capacité à traiter plusieurs informations simultanément;
• Sens aiguisé du service à la clientèle et une éthique professionnelle irréprochable;
• Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités;
• Bonnes compétences de communication écrite et verbale;
• Discrétion;
• A l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide;

Formations et expériences requises 

• Minimum de 2-3 ans d’expérience dans le réseau de la santé publique ou privé ou autres services connexes;
• Avoir une bonne maîtrise de la langue française et anglaise (parlé et écrit);

• Avoir des connaissances avec différentes plateformes informatique (Outlook, Word, Excel, DME,…).

Perspective d’évolution du poste

La clinique Quatuor MD se soucie de la croissance et du développement personnel et professionnel de ses employés afin de leur permettre d’atteindre des niveaux supérieurs.

Nous accordons la priorité aux employés en nous souciant de leur perfectionnement et de leur avancement professionnel.