Technicien(ne) en administration volet bureautique/secrétariat - poste temps plein

23 janvier 2023
Industries Soins de santé, Assistance sociale
Catégories Administratif, Personnel de soutien,
Quebec, QC • Temps plein
Établissement :
CIUSSS de la Capitale-Nationale
Titre d'emploi :
Technicien(ne) en administration volet bureautique/secrétariat - poste temps plein
Numéro de référence :
CAT3-23-6885
Type de poste :
Personnel syndiqué
Territoire géographique :
Ville de Québec
Port d'attache :
Mont d’Youville, 2915, avenue du Bourg-Royal
Territoire de l'emploi (port d'attache) :
Région de Québec
Direction :
Ressources humaines et des communications (DRHC)
Centre d'activités :
DRHC relations de travail
Clientèle :
Statut de l’emploi :
Permanent - Temps complet
Nombre de jours / semaine :
5
Quart de travail :
Jour
Horaire de travail :
Durée :
Long terme
Catégorie d'emploi :
Personnel de bureau et de l'administration (agent admin., sec. (médicale, juridique...), archiviste, tech. en admin., etc.)
Début d'affichage :
2023-01-23
Fin d’affichage :
2023-02-05
Nombre d'emplois disponibles :
1
Échelle salariale :
24.21$ à 32.32$ / heure
Caractéristiques particulières :
Télétravail possible à temps plein, sauf lors des rencontres obligatoires en présentiel.
Véhicule requis :
Non
Période d'affichage :
Description :
Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) de la Capitale-Nationale est né de la fusion de dix établissements du réseau de la santé et des services sociaux et de l'Agence de la santé et des services sociaux de la Capitale-Nationale. Par cette fusion, il devint un employeur important de la Capitale-Nationale comptant plus de 19 000 employés et plus de 600 gestionnaires répartis dans 21 Directions. Il constitue un réseau d’excellence en soins de santé et en services sociaux, en recherche et en enseignement qui place les citoyens de Charlevoix, de Québec et de Portneuf au centre de ses décisions et de ses actions en offrant aux usagers et à leurs proches des soins de santé et de fin de vie ainsi que des services sociaux de proximité accessibles sur tout son territoire.

Libellé
La personne assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif et de bureautique tels que la cueillette et l'analyse de données, la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal et les comptes rendus. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et elle voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Plus particulièrement pour ce poste:
Personne qui travaille en proximité avec le directeur-adjoint des relations de travail, des conditions de travail des cadres et de la gestion intégrée de la présence au travail. Cette personne effectue divers travaux reliés aux mandats de la direction adjointe notamment ; travailler en collaboration avec les agentes administratives et les techniciennes des services de la direction, assurer la coordination et la logistique des rencontres de la direction adjointe, participer à la mise en place et l'actualisation de la salle de pilotage, participer à l'élaboration et au respect des différentes trajectoires et à l’exécution de travaux administratifs et bureautiques.
Personne qui agit à titre de référence et de pivot au sein de la direction adjointe. Assiste le directeur-adjoint dans l'ensemble de ses fonctions tant au volet logistique, structurel et administratif. Planifie, organise et s’assure de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus, en plus de voir aux relations avec les autres unités administratives et les partenaires externes.
Participe à l'amélioration des processus actuels.

- Faire un suivi rigoureux des courriels du directeur dans le respect des échéances et des priorités;
- Faire la gestion de l’agenda du directeur (prise de rendez-vous en fonction des priorités);
- S’assurer du respect des échéances des tâches du directeur;
- Planifier différentes rencontres;
- Rédiger la correspondance; révision et correction de divers documents (présentations, organigrammes, listes Excel diverses, etc.);
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus lors des comités de direction;
- Frais de déplacement du directeur;
- Répondre aux différentes demandes des employés de la direction (ex. : suivis de congés, accès informatiques, achat de fourniture de bureau ou autre matériel, demande de déménagement, etc.);
- Toutes autres tâches administratives sur demande (ex. : processus des affichages de postes de la direction, s’assurer du suivi de diverses demandes du ministère de la Santé et des Services sociaux ou de la haute direction, etc.).
Exigences :
Formation académique
Doit obligatoirement détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en coordination de travail de bureau ou, selon le champ d'activités requis, dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport. Peut détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique, combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Important : Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration : http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/travailler-quebec/evaluation-comparative/index.html

- Maîtriser les outils bureautiques de la suite Microsoft Office;
- Posséder une excellente connaissance du français oral et écrit;
- Capacité à travailler sous pression;
- Être doté d'une grande capacité d’organisation, de priorisation et d'un bon sens de l’initiative;
- Capacité à saisir les enjeux organisationnels afin d'effectuer les suivis nécessaires;
- Capacité d'assurer de la rigueur et posséder une capacité d'analyse;
- Capacité à résoudre des problèmes et apporter des solutions;
- Aptitude pour les relations interpersonnelles et le travail en équipe;
- Une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux et du droit de la santé et du travail constitue un atout.

Habiletés personnelles
- Sens de la collaboration;
- Autonomie;
- Faire preuve de tact et de discrétion;
- Orientation vers la clientèle;
- Maîtrise de soi;
- Capacité d’adaptation dans un environnement en changement.
Remarques :
Vous devez postuler en ligne via notre site internet :
https://ciussscn.cvmanager.com/cvm5/displaydetail.aspx?tn=jobs&mode=view&recid=6880&lang=f&Region=qc&tp1=jobdetail&preview=yes

Nous remercions les personnes de l’intérêt manifesté envers notre établissement. Cependant, nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

En l'absence de permis de travail, nous vous invitons à vous référer à la section RECRUTEMENT INTERNATIONAL à l'adresse suivante :
https://www.ciusss-capitalenationale.gouv.qc.ca/recrutement/emploi/immigration


Avantages de travailler au CIUSSS de la Capitale-Nationale :
- 4 semaines de vacances payées;*
- 9,6 jours de congé de maladie payées; *
- Programme d'aide aux employés et leurs familles (psychologue, travailleur social, nutritionniste, etc.);
- Accès gratuit à la plateforme santé et mieux-être de LifeSpeak;
- Stationnement à faible coût;
- Assurances collectives et régime de retraite avantageux (RREGOP);
- Nombreux rabais corporatifs (gym, spa et soins de santé, boutiques et compagnies de cellulaire);
- Activités organisationnelles (Défi entreprises, Marathon SSQ, Montée des sommets, Pentathlon des neiges);
- Formation continue offerte;
- Possibilité d'avancement.
*Veuillez noter que certaines conditions s’appliquent selon le statut d’emploi et le nombre d’heures travaillées.


*Accès à l'Égalité en emploi:
Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les personnes des groupes visés soit les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées. Nous invitons ces personnes à présenter leur candidature.

*Appareil mobile:
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
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